Workflow-Automatisierung
Wiederkehrende interne Abläufe werden als nachvollziehbarer Workflow abgebildet statt per Zuruf koordiniert.
Digitale Lösungen für Verwaltungen.
Wir unterstützen Verwaltungen dabei, wiederkehrende Abläufe zu vereinfachen, Prozesse digital abzubilden und neue Technologien sinnvoll einzusetzen.
Ausgangslage
Typische Herausforderungen.
Es geht selten um fehlende Technik, sondern um die Übergänge zwischen den Schritten.
- Medienbrüche zwischen Papier, PDF und Fachverfahren.
- Daten werden von Hand aus einem System in ein anderes übertragen.
- Formulare erreichen das Haus per E-Mail und werden manuell verteilt.
- Wiederkehrende Routinen binden Arbeitszeit, die anderswo fehlt.
- Informationen liegen über mehrere Systeme und Ablagen verteilt.
- Der organisatorische Aufwand wächst schneller als die Fallzahlen.
Leistungen
Was möglich ist.
Digitale Formulare
Eingaben werden strukturiert erfasst und gehen direkt an die zuständige Stelle — ohne Zwischenschritt im Postfach.
Interne Tools
Kleine Anwendungen für organisatorische Aufgaben, für die es kein passendes Fachverfahren gibt.
Datenzusammenführung
Informationen aus mehreren Quellen werden zusammengeführt, damit niemand sie erneut von Hand zusammensucht.
Dokumentverarbeitung
Inhalte aus Unterlagen werden ausgelesen, strukturiert abgelegt und auffindbar gemacht.
Schnittstellen und Dashboards
Bestehende Systeme werden angebunden, wo sie Schnittstellen anbieten; einfache Übersichten entstehen automatisch.
Wir versprechen keine Transformation einer ganzen Behörde und leisten weder Rechts- noch Vergabeberatung. Datenschutz, Informationssicherheit und bestehende Systemlandschaft werden im Haus verantwortet — wir arbeiten innerhalb dieser Vorgaben.
Einsatzfelder
Wo Digitalisierung in der Verwaltung ansetzt.
Beispielhafte Felder. Konkrete Projekte veröffentlichen wir nicht.
- Interne Anträge und Meldungen digital entgegennehmen
- Freigaben und Mitzeichnungen nachvollziehbar abbilden
- Daten zwischen zwei Systemen übertragen
- Unterlagen auslesen und strukturiert ablegen
- Wiederkehrende Auswertungen automatisch erzeugen
- Informationen aus verteilten Ablagen durchsuchbar machen
- Terminliche Routinen und Erinnerungen automatisieren
- Textentwürfe für wiederkehrende Schreiben vorbereiten
Zusammenarbeit
In kleinen, überprüfbaren Schritten.
1 · Ablauf ansehen
Ein konkreter Prozess wird gemeinsam mit den Beteiligten aufgenommen — nicht das ganze Haus auf einmal.
2 · Pilot umsetzen
Ein abgegrenzter Ablauf wird vollständig umgesetzt und im Alltag erprobt.
3 · Entscheiden
Erst nach dem Piloten wird entschieden, ob und wo ausgebaut wird.
KM³ ist in Baden-Württemberg ansässig. Im Großraum Stuttgart arbeiten wir auf Wunsch vor Ort, ansonsten remote.
Häufige Fragen
Fragen aus Verwaltungen.
Welche Verwaltungsprozesse lassen sich automatisieren?
Vor allem interne, wiederkehrende und regelbasierte Abläufe: Formulare entgegennehmen und weiterleiten, Freigaben abbilden, Daten zwischen Systemen übertragen, Dokumente strukturiert ablegen oder wiederkehrende Auswertungen erzeugen. Fachliche Entscheidungen bleiben bei den Mitarbeitenden.
Muss dafür ein neues Fachverfahren eingeführt werden?
Nein. Der Ansatz setzt bewusst neben den Fachverfahren an: an den organisatorischen Abläufen dazwischen. Bestehende Systeme bleiben, wo sie sind, und werden — soweit sie Schnittstellen anbieten — angebunden.
Wie kann KI Mitarbeitende unterstützen?
In vorbereitenden Tätigkeiten: längere Dokumente zusammenfassen, Informationen aus Unterlagen auslesen, Textentwürfe vorbereiten oder interne Informationen auffindbar machen. Entschieden und verantwortet wird weiterhin durch Menschen.
Können bestehende Systeme angebunden werden?
Wenn das System eine Schnittstelle oder einen Export anbietet, in der Regel ja. Ob eine Anbindung im konkreten Fall zulässig und technisch sinnvoll ist, klären wir vorab gemeinsam mit den Verantwortlichen im Haus.
Kann mit einem kleinen Pilotprozess gestartet werden?
Das ist der empfohlene Weg. Ein einzelner, klar abgegrenzter Ablauf wird vollständig umgesetzt und im Alltag erprobt. Erst danach wird entschieden, ob und wo ausgebaut wird.
Was kostet ein Pilotprozess?
Das Erstgespräch ist kostenfrei. Den Betrag für einen Piloten nennen wir im Angebot, sobald der Ablauf aufgenommen ist. Wir schneiden ihn bewusst klein, damit der erste Schritt überschaubar bleibt. Feste Preise stehen nicht auf dieser Website, weil sie ohne Kenntnis des Ablaufs nicht belastbar wären.
Welcher Ablauf soll einfacher werden?
Beschreiben Sie kurz, wo heute Medienbrüche oder wiederkehrende Aufgaben entstehen. Wir melden uns innerhalb von zwei Werktagen mit einer ersten Einschätzung.